Alterra DAM: Digital Media Assets unter Kontrolle

Mit Sepia Alterra DAM (Digital Asset Management, Synonym: Media Asset Management) erhalten Sie eine Reihe von Funktionen zum Erfassen, Verwalten, Suchen und Ausgeben von medialen Inhalten und Dokumenten (Dokumentenverwaltung). Die darauf aufgesetzte Rechteverwaltung steuert den Zugriff auf die angelegten Daten. 

Grundlegende Funktionen

Datenerstellug - Asset Creation

Import von digitalen Assets (Bilddateien, Dokumente, Videos, )
Auslesen der Metadaten/Binärdaten IPTC / Exif / XMP
Formatkonvertierungen z.B. für importierte Bilder

Datenmanagement - Asset Management

Anreichern/Ergänzen von Metadaten zu Dateien
Verschlagwortung
Klassifizierung der Dateien
Rechteverwaltung von Assets, Kategorien, Ordnern
Hinterlegen von Lizenzinformationen
Format- und Farbmanagement
Verwalten von Versionen
Sortierung
Anlegen und Verwenden von Workflows
Benutzer- und Rechteverwaltung

Datenausgabe - Asset Distribution

Suchen und Finden
Anzeigen
Sammeln und Kombinieren
Format- und Farbraumkonvertierungen
Download von Assets
Versand von Downloadlinks
Publishing in CMS-Systeme, Web-Shops etc. (REST API)
Publishing in Marketplaces und
Verknüpfung der Assets mit den Produkten im PIM-System
Anbindung von Adobe-Programmen
Anbindung von MS-Office-Programmen bzw. OpenOffice

Die Funktionen im Detail erklärt

Kategorisierung / Hierarchisierung

Die Verwaltung von Dateien in Sepia Alterra DAM geht über das Ablegen der Daten in einer statischen Verzeichnisstruktur weit hinaus. Eine Hauptkomponente des Digital Asset Management sorgt für die Kategorisierung der Daten. Die Dateien werden nicht nur in Verzeichnissen gespeichert, sondern können zudem noch mehreren Kategorien zugeordnet werden. Dateien und Kategorien können mit mehr als einer Sucheigenschaft ausgestattet werden - z.B. mit Metadaten oder Keywords. 

Verwalten von Digital Assets über ein Kategorie-System

Durch diese Kategorisierung befinden sich die Daten nicht nur in einer Verzeichnisstruktur, wie man sie von gewöhnlichen Dateimanagern gewöhnt ist. Dateien sind stattdessen einem oder mehreren Kategoriebäumen an verschiedenen Stellen auffindbar. 

Eine weitere wichtige Funktion ist, dass Kategoriebäume nach Bedarf z.B. nach Medientypen zur Laufzeit automatisch erzeugt werden können. Ein Datenzugriff wird damit auf unterschiedlichen Wegen möglich gemacht - nämlich:

• über die Verzeichnisstruktur
• über den Verwendungszweck
• nach Dateitypen / Medientypen
• über Dateiinhalte
• nach Kategorien

Metadaten

Die Verwaltung der Metadaten nach dem IPTC-NAA-Standard (IPCT=International Press Telecommunications Council) der Mediadateien ist eine weitere Komponente von Sepia Alterra DAM. Metadaten können unter anderem Stichworte, Beschreibungen, Datum oder die Autoren einer Information sein. Die Metadaten können allen Dateien zugewiesen und können, wenn nötig, ausgelesen werden. 

Die Metadaten können direkt über die Benutzeroberfläche online indiziert und bearbeitet werden. Vorhandene Metadaten können, sofern sie dem IPTC-NAA-Standard entsprechen, aus anderen Systemen übernommen werden.

Suchen und Finden von Informationen

Außer der Verwaltung und Organisation von Daten ist eine weitere Aufgabe des Digital Asset Management Moduls die Daten auffindbar zu machen und die Auswahl von Dateien z.B. für eine Medienproduktion zu erleichtern. 

 Über eine direkte Suche oder die integrierte differenzierte Suchfunktion können auf einfache Weise auch komplexe Abfragen erzeugt werden: Kategorien können dabei als Suchkriterium mehrfach ausgewählt und kombiniert werden. Mehrere Kategorien können gleichzeitig ausgewählt, aber auch einzelne ausgeschlossen werden.

Dadurch, dass bei jedem Dateiobjekt beliebige Metadaten abgelegt werden können, kann später nach diesen Begriffen gefiltert werden. Zusätzlich können auch die Metadaten selbst noch einmal kategorisiert werden. 

Versionierung

Über Alterras Dokumentenverwaltung (Digital Asset Management) lassen sich beliebige Dateiformate in der internen Datenbank wie auch im Dateisystem abspeichern. In der Datenbank gespeicherte Dateien können in mehreren Versionen abgelegt werden. Der Benutzer kann darüber, wenn nötig, zu vorhergehenden Versionen einer Datei zurückspringen. 

Bilddaten

Über Alterra lassen sich Bilddaten speichern, finden, ändern, verlinken, löschen und auch zur Laufzeit automatisch konvertieren. 

Der Benutzer muss im Optimalfall nur eine möglichst hochauflösende Bilddatei im System pflegen, die benötigten Ausgabeformate für unterschiedliche Verwendungszwecke in Marketing und Vertrieb erstellt das System automatisch. 

Während einer solchen automatischen Konvertierung von Bilddaten können Bilder auch automatisch angepasst werden - beliebte Funktionen sind dabei: Weichzeichnen, Schärfen oder Anpassen des Farbtons.

 

2 Versionen eines Bildes - das 2. Bild wird automatisch berechnet.

Bildverarbeitung - Konvertierung im Detail:

• Format-Umwandlung: konvertiert ein Bild aus einem Format in ein anderes (z. B. TIFF zu JPEG).
• Effekte: Weichzeichnen, Schärfen, Farbton ändern.
• Transformieren: skalieren, drehen, zuschneiden, drehen oder schneiden.
• Texte: Texte in Bilder einfügen (z.B. Wasserzeichen).
• Animation: Erzeugen einer GIF-Animation aus einer Reihe von Bildern.
• Bild-Identifikation: hinterlegt das Format und die Eigenschaften eines Bildes in der Bilddatei.
• Composite: Überlappung ein Bild über ein anderes.
• Dekoration: einen Rand oder einen Rahmen um ein Bild zeichnen.
• Transparenz: Bereiche eines Bildes durchsichtig machen.
• Zeichnen: Formen oder Text zu einem Bild hinzufügen.

 

Office Dokumente

Neben Bilddaten, Animationen und Filmen lassen sich in Alterras Dokumentenverwaltung auch Office-Dokumente verwalten. Neben dem Speichern, Verlinken, Versionieren oder Löschen dieser Daten ist häufig eine automatische Konvertierung von einem Office-Format in ein anderes erforderlich. Beispiel: ein Unternehmen möchte intern Dokumente im Format "Word" speichern und verwalten, nach außen (Webseite u.ä.) hin aber auch zu jedem dieser Dokumente eine Datei im Format PDF bereitstellen. In diesem Fall speichert der Benutzer nur sein Word-Dokument im System, die Konvertierung in Richtung PDF erfolgt automatisch. Ein manueller Eingriff des Benutzers ist nicht nötig.

Beispiele für Konvertierungen

Textverarbeitung                 

Quellformate	Zielformate
Rich Text Format (.rtf) Microsoft Word (.doc) WordPerfect (.wpd) OpenDocument Text (.odt) Plain Text (.txt) HTML (.html)	Portable Document Format (.pdf) Rich Text Format (.rtf) Microsoft Word (.doc) Plain Text (.txt)

 

Tabellenkalkulation                 

Quellformate	Zielformate
Microsoft Excel (.xls) Comma Separierte Werte (.csv) OpenDocument Spreadsheet (.ods) Tab Separierte Werte (.tsv)	Portable Document Format (.pdf) Microsoft Excel (.xls) Comma Separierte Werte (.csv) Tab Separierte Werte (.tsv) OpenDocument Spreadsheet (.ods) HTML (.html)

Präsentationssoftware    

Quellformate	Zielformate
Microsoft PowerPoint (.ppt) OpenDocument Presentation (.odp)	Portable Document Format (.pdf) Macromedia Flash (.swf) OpenDocument Presentation (.odp) Microsoft PowerPoint (.ppt) HTML (.html)

 

Integration von Zusatzprogrammen

Über die Alterra Plugin Technologie lassen sich unterschiedliche externe Hilfsprogramme (z.B. aus dem OpenSource-Bereich) in die Software einbinden. Ein Beispiel ist die Integration einer Online-Bildverarbeitung. Über ein solches Programm lassen sich dann innerhalb der Benutzeroberfläche von Alterra online Bilder verändern und speichern. 

 

 Online Bildverarbeitung in Alterra per Plugin (hier AIE)

Fazit

Das Digital Asset Management in Sepia Alterra bietet Möglichkeiten zur Speicherung, Auswahl, Änderung und Organisation von Dateien, die durch eine einfache Verwaltung in Dateiverzeichnissen nicht möglich wäre. 

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