Digital Asset Management - mehr Ertrag durch Effektivität

DAM und MAM bringen Struktur ins Datenchaos

Digital Asset Management Systeme (auch Media Asset Management oder Digital Media Asset Management genannt) sind Softwaresysteme zum Verwalten und Sortieren von digitalen Dateien. Neben ihrer Hauptfunktion, nämlich der Bekämpfung von Datenchaos in Unternehmen, haben diese Softwaresysteme eine ganze Reihe an internen und externen Vorteilen für ihre Nutzer.

Mit DAM und MAM zur neoterischen Online-Präsenz

Ein positiver Auftritt im Internet und ein hoher Rang in Suchmaschinen sind das A und O für heutige Unternehmen.
Durch das Internet informiert sich der moderne Kunde aktiv über neue Produkte und lässt sich nicht mehr nur passiv durch die klassische Werbung beeinflussen. Will man als Unternehmen auf dem Markt seine Topposition halten, muss sich der öffentliche Auftritt an den Kundenbedürfnissen orientieren.
Nun ist es möglich den Status in der Suchmaschine zu beeinflussen – wenn man weiß wie eine Suchmaschine arbeitet:
Suchmaschinen werten die Suchanfrage aus, scannen jede Webseite und gleichen die Ergebnisse mit der Suchanfrage ab. Kriterien für das Ergebnis sind Details wie das letzte Update der Webseite, der Content und der spezifische Algorithmus einer jeden Suchmaschine. Ein gezieltes Einsetzen von Digital Asset Management kann das Suchergebnis beeinflussen und ein Unternehmen nach vorne pushen.

Doch was sind diese Systeme genau und wo liegt der Zusammenhang zu SEO?

Assets, Metadaten & Co – Grundlagen des Digital Asset Management

Content Management Systeme (CMS) sind administrative Softwaresysteme. In CMS werden Inhalte verwaltet, sortiert und an andere Systeme (Webseiten oder Server, zum Beispiel) weitergeleitet. Neben dem sichtbaren Inhalt werden noch zusätzliche Informationen vermittelt.
Da wir uns für die Systeme mit Schwerpunkt auf internen und externen Vorteilen für Unternehmen interessieren, sollten wir einen genaueren Blick auf Digital Asset Management (DAM) und Media Asset Management (MAM) werfen.

Doch kommen wir erst zum grundlegenden Element -  dem Asset:

Im Zusammenhang mit dem CMS beschreibt das Asset einen Datensatz oder eine einzelne Datei. Als Datei gelten ein Bild, ein Video, ein Textdokument und ähnliches. Diese müssen dem System digital vorliegen können und sollen verwendet werden.
Man grenzt aber klar ab zwischen der einzelnen Datei (dem Asset) und den zusätzlichen Informationen.

Die zusätzlichen Informationen sind die Metadaten und werden mit dem Asset zusammen in dem CMS gespeichert. Zusatzinformationen beinhalten Fakten wie die Urheberrechte, den Autor oder Entstehungsdaten der Datei. All diese Informationen sind wichtig für den Administrator der Webseite und den SEO-Vorgang. Für den Kunden sind diese Informationen bei dem Besuch einer Webseite nicht sichtbar.

Um ein Asset richtig abspeichern zu können, ist es nötig erst einmal den Datentyp und seine Metadaten zu identifizieren. Multipurpose Internet Mail Extension (MIME Type), auch Content Type oder Internet Media Typ genannt, erkennen den Datentyp automatisch und sortieren das Asset an passender Stelle in das System ein. Die Metadaten werden manuell oder automatisch in das System eingepflegt und spielen eine tragende Rolle beim Suchen; die Suchmaschine erkennt Metadaten automatisch und gewichtet die mehr als andere Elemente der Webseite. Unerlässlich sind also die richtigen Metadaten.

Digital Asset Management vs. Media Asset Management (Digital Media Asset Management) – der kleine, aber feine Unterschied

Um die Assets jetzt logisch, besonders für eine Webseite, ordnen und verwenden zu können, wird ein bestimmtes Kaliber von CMS benötigt:

Digital Asset Management ist diese Art von Kaliber. Wie der Name „Digital Asset“ es schon verrät, arbeitet ein DAM mit digitalen Dateien. Dazu zählen Bilder, Videos, Textdokumente und ähnliche Dateieintypen. Die Assets werden sortiert, verwaltet, aufbereitet und in einer sinnvollen Ordnung gespeichert.

Media Asset Management Systems sind eine bestimmte Ausrichtung eines DAM mit dem Schwerpunkt auf der Visualisierung von Bildern und Videos. Bild- und Videodateien sind bekanntlich komplexer als ein einfaches Textdokument, daher fallen MAM Systeme oft auch etwas umfangreicher aus.
Mit Digital Media Asset Management wird synonym verwendet. Ein Unterschied beziehungsweise eine Weiterentwicklung gibt es nicht - aber der Begriff Digital Media Asset Management klingt aus Marketingsicht einfach besser und verspricht etwas Neues.

Wachsende Datenfluten überfordern Unternehmen

Die Probleme, die Unternehmen mit Datenmanagementsystemen haben, wurden in einer Studie des Business Application Research Center (BARC) analysiert. 2015 sind zu dem Thema  “Modernes Datenmanagement für die Analytik" 290 Unternehmen befragt worden. Dabei ging es um den Umgang mit Datenmanagementsystemen und welche täglichen Probleme damit existieren.

Dies sind die „Top 3“:

1. Generelles Datenwachstum
2. Steigende Anzahl der Datenquellen
3. Die fachlichen und technischen Anforderungen an die Datenmanagementsysteme überfordern die Unternehmen

Durch die Studie kommen wir zu zwei wichtigen Erkenntnissen:

Bei fast allen Unternehmen finden wir eine unglückliche Kombination aus steigender Datenflut und fehlenden Ressourcen zur Verwaltung.
Wenn Unternehmen schon mit der internen Verwaltung überfordert sind, dann ist es fast aussichtslos seine Dateien  gut präsentieren zu können.
Da Digital Asset Management und ähnliche Softwaresysteme im Mittelpunkt stehen, kommen zu den allgemeinen „Top 3“ noch bestimmte Probleme für uns hinzu:
Kaum ein Unternehmen bietet seine Produkte nur noch auf einer Plattform an – die Produkte werden gleich auf mehreren Kanälen und Plattformen präsentiert. Ändert sich an einem Produkt etwas, müssen alle Kanäle und Plattformen zeitnah die Updates erhalten.
Aber schon das Weitergeben von Informationen kann sich schwierig gestalten: Im Alltagsgeschäft können wichtige Informationen untergehen oder das Stille-Post-Prinzip greift und Informationen werden fehlerhaft weitergegeben
Grundlegende Kommunikationsprobleme zwischen einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen können zusätzlich problematisch sein. Ist ein Unternehmen dazu noch international, sind sprachliche Barrieren oft die Fehlerquelle.
Doch auch an der Technik kann viel scheitern; durch fehlende Sicherheitskopien und simple Serverprobleme können Dateien und wichtige Informationen verloren gehen.
Aber am gefährlichsten, und auch alltäglich, ist das gute alte Datenchaos.

Ein DAM als Lösung gegen wachsende Datenfluten

Eine Lösung für diese Probleme ist simpel und doch genial: Digital Asset Management.
Mit einer passenden DAM werden alle Assets - inklusive Metadaten - eingegeben, sortiert, sinnvoll gespeichert und können mit einem Mausklick weitergegeben werden – zum Beispiel an den Onlineshop, in den Vertrieb oder den Katalog. Auch wenn das Eingeben aller Dateien im Vorfeld viel Zeit brauchen kann, die Vorteile liegen klar auf der Hand:

• Alle digitalen Dateien werden zentral gesichert, verwaltet und sortiert.
• Dateien können in dem DAM nicht verloren gehen.
• Dateien werden kategorisch und hierarchisch eingepflegt.
• Übersichtliche Handhabe bei sprachabhängigen Dateien (Videos, Bilder mit Texten, Dokumente...).
• Metadaten können individuell oder nach IPT-NCAA-Standard benutzt werden.
• Speichern von Dateien in verschiedenen Versionen ist möglich.
• Formatieren und Konvertieren von Bildern ist direkt im DAM möglich.
• Der gesamten Inhalt des DAM kann mit jedem beliebigen System gekoppelt und synchronisiert werden
• Das ist nur die grobe Übersicht der Vorteile – je nach Problemen in Unternehmen und Funktionen des DAM kommen noch andere Vorteile hinzu.

Zwei Pluspunkte sind erwähnenswert: Man spart an wichtigen Ressourcen wie Zeit, die Mitarbeiter bedeutend sinnvoller nutzen können, und Serverkapazitäten. Auf lange Sicht ist eine Investition in ein gut funktionierendes Datenmanagementsystem auch eine Investition in das eigene Unternehmen.

DAM & SEO – wo war da noch der Zusammenhang?

DAM Systeme speichern und sortieren nicht nur Dateien, sondern Importieren auch Metadaten inklusive individuellen Schlagwörtern. Die Schlagwörter sind das Aushängeschild der Webseite für den SEO-Vorgang.

Sind nun alle Kanäle und Plattformen mit dem DAM gekoppelt, erhalten sie automatisch die Metadaten und Schlagwörter. Neben den Schlagwörtern registriert die Suchmaschine ein Update auf den Webseiten und bezieht das in die Suche mit ein.
Das Füttern mit passenden und neuen Content erfolgt quasi nebenbei; so bringt sich ein Unternehmen mit wenig Aufwand in Suchmaschinen nach vorne.

Effizienz auf einen Blick

Digital Asset Management, Media Asset Management & Co. bieten also intern und extern viele Vorteile:

Intern

• werden Dateien zentral und zeitgleich verwaltet,
• können Änderungen via Internet direkt vorgenommen werden,
• muss die IT-Infrastruktur nicht geändert werden, sondern wird ergänzt,
• werden Server und Mitarbeiter durch das Wegfallen der Dateiserver-Pflege entlastet

Extern

• ist die Webseite immer auf dem neuesten Stand,
• sind alle Plattformen und Kanäle zeitgleich „up to date“,
• werden alle Produkte mit Metadaten bestückt,
• führt dies zu einer Berücksichtigung der Webseite bei der Suche in Suchmaschinen.

Alterra DAM bringt Ordnung in interne und externe Media Assets

Alterra DAM ist ein sehr umfangreiches Digital Asset Management System. Auf ein Unternehmen und seine Produkte maßgeschneidert, unterstützt das DAM System Alterra DAM Unternehmen intern wie extern: Durch eine einfach Datenverwaltung werden Produkte kategorisiert und hierarchisch eingepflegt, und ein schnelles Auffinden ist über die integrierte Suchfunktion garantiert – somit wird der Verlust von wichtigen Dateien minimiert.  Das Konvertieren von Bildern und Videos kann in der Software selbst erfolgen und es müssen keine externen Programme hinzugezogen werden. Metadaten und Sucheigenschaften können selbst vergeben werden. Extern beeinflussen die richtigen Metadaten das Ranking in einer Suchmaschine – das Unternehmen wird für Neukunden sichtbarer im Internet.

 

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