Produktdatenverwaltung professionell betreiben mit PIM und Projektmanagement-System

PIM-Systeme eigenen sich hervorragend, um den ganzen Life-Cycle eines Produkts digital abzubilden. Der Lebenszyklus eines Produkts beginnt dabei in der Produktentwicklung. Hier fallen erste Daten an, die später bis hin zum Vertrieb verwendet werden können. Im weiteren Verkauf geht ein Produktdatensatz durch das Marketing, wo von Textern und Photografen Daten hinzugefügt werden. Von hier wird meist auch die Übersetzung in verschiedene Sprachen gesteuert.

All diese Prozesse sind Projekte oder Teilprojekte. Ein Produkt kann also in den meisten Fällen im Rahmen eines Projekts entwickelt werden - was sich wiederum hervorragend über Projektmanagement-Systeme steuern läßt.

Warum also nicht ein Produkt als Projekt betrachten und die damit verbundenen Daten durch die Verbindung von PIM- und Projektmanagement-System zusammenführen? Die Vorteile, die sich dadurch ergeben liegen auf der Hand:

• Aufsetzen des Produktentwicklungsprojekts als genormter Prozess
• Transparenz in jedem Schritt der Produktentwicklung
• Kombinierte Darstellung von Produktdaten und Prozessinformationen
• Einbinden auch von dezentralen Mitarbeitern und Zulieferern in die Prozesskette
• Aufgabennachverfolgung, Steuerung und Umverteilung bei Bearbeitungs- bzw. Lieferengpässen ist möglich
• Abbildung aller Phasen des Product-Lifecycles
• Status-Reports mit betriebswirtschaftlichen Daten zum Produkt

Status eines Produktdatensatzes mit Ampel-Chart in Alterra::PIM

Um die Daten in allen hier genannten Stationen eines Produktlebens redundanzfrei zu halten, empfiehlt sich der Einsatz eines zentralen Produktdatenpools. Das Zentralisieren der digitalen Informationen ist der Grundstein für unzweideutige Stammdaten.

Der zweite wichtige Punkt ist, die Arbeiten an den zentralisierten Daten zu organisieren. Das bedeutet, sie den richtigen Personen zur rechten Zeit zuzuweisen und die Ergebnisse zu kontrollieren und abzunehmen.

Produktentwicklung, Vermarktung und Vertrieb benötigen geregelte, vordefinierte Bahnen für das Ablegen digitaler Informationen. Beim Arbeiten mit Produktdaten müssen Aufgaben mit einem Status versehen und bestimmte Abläufe Workflows unterworfen werden.

Aufgaben zuweisen und anzeigen innerhalb von Alterra::PIM

Durch die Verwendung einer Projektmanagement-Software wird das Delegieren und Bearbeiten von Aufgaben transparent und nachvollziehbar. Arbeiten, die in PIM ausgeführt werden müssen, können so über eine Aufgabenverwaltung delegiert, mitgeschnitten und abgenommen werden.

In einem PIM System arbeiten verschiedene Personengruppen an einem Produktdatensatz. Ein Produktentwickler trägt erste Eckdaten zum Produkt ein, das Marketing schreibt Texte, Photographen und 3D-Designer erzeugen Produktbilder. Texte werden von Übersetzungsbüro übersetzt und last but not least werden alle Informationen lektoriert, freigegeben und in verschiedene Kanäle ausgeleitet.

An der Zahl der hier genannten Akteure wird deutlich, dass ohne ein digitales “Nachhalten”, wann und wie Arbeiten ausgeführt werden, sehr schnell organisatorisches Chaos entstehen kann und die Qualität der Daten dann nicht sichergestellt ist.

Wie kann man nun auf elegante und effektive Art und Weise sicherstellen, dass alle Tätigkeiten rund um einen Produktdatensatz im PM-System protokolliert und darüber hinaus im gesamten Unternehmen nachverfolgbar sind?

Aus Alterra::PIM erzeugte Aufgaben auf einem Kanban-Board

In Alterra::PIM kann dies entweder durch die systemeigenen Dashboards und das interne Workflow-Modul erreicht werden und durch die Integration mit einem externen Projektmanagement System. Zur Auswahl stehen hier unter anderem:

• Redmine
• OpenProject
• Microsoft Project / MS Sharepoint
• Trello
• Jira

Die erste Wahl soll an dieser Stelle Redemine sein. Das System ist ausgereift und bietet neben klassischen Projektmanagementfunktionen die Möglichkeit Aufgaben per Tickets (siehe auch Ticktesysteme) zu verfolgen. Aufgaben können in virtuellen Kanban-Boards transparent gemacht und so laufende Aktivitäten am Produktdatensatz verfolgt werden.

Durch den Einsatz von Redmine ergeben sich also viele Funktionen und Vorteile, von denen einige hier genannt seien:

• Aufgaben erzeugen
• Aufgaben direkt je nach Thema definierten Benutzern zuweisen
• Status zur Aufgabe einsehen
• Erledigungsdatum setzen
• Erinnerungs-Emails automatisch versenden
• Aufgaben zwischen Benutzern wechseln
• Externe Auftragnehmer einbinden
• Monitoring von Arbeitsabläufen
• Visualisieren von Arbeitsfortschritten und Terminen über Gantt-Diagramme
• Arbeiten mit Kanban-Boards

Ist das PIM-System mit dem PM-Tool verbunden, so wie es bei Alterra::PIM über eine standardisierte Schnittstelle möglich ist, dann können Aufgaben mit einem Klick im Projektmanagement-System erzeugt und dort automatisch, je nach Kategorie, definierten Benutzern zugewiesen werden.

Aus Alterra::PIM erzeugte Aufgaben in Redmine

Vom PIM-System aus verfolgt ein Benutzer dann, wer welche Aufgabe bearbeitet und wie der aktuelle Status ist. Vom Produktdatensatz aus springt man direkt zum Task im Projektmanagementsystem. Dies funktioniert für jede Aufgabe auch andersherum - wer Projektmanagement-System arbeitet, kann dort alle Aufgaben einsehen und zum passenden Datensatz in der PIM-Oberfläche springen.

Wichtige Helfer: Kanban-Board, Erinnerungsfunktionen, Email- und Chat-Integration

Viele in der Praxis des Projektmanagements lang erprobte Funktionen lassen sich 1:1 auf das Arbeiten mit Produktdaten anwenden. So kann man ein Produkt als Projekt und die Arbeit an Produkteigenschaften als Tasks betrachten. So kann man sehr viele Standardfunktionen eines PM-System direkt für PIM nutzen.

Besonders gute Helfer sind dabei Erinnerungsfunktionen z.B. bei überschrittenem Abgabedatum sowie eine Email- und Chat-Integration. Für den Überblick über seine eigenen Aufgaben oder die seiner Kollegen ist im heutigen Büroalltag ein Kanban-Board nicht wegzudenken. Auf einem Kanban-Board erkennt man auf einen Blick welche Aufgaben neu, in Bearbeitung und schon erledigt sind. Auch Chat-und Notiz-Funktionen direkt an den Aufgaben können die Zusammenarbeit im Team deutlich verbessern.

Aus Alterra::PIM erzeugte Aufgaben in Redmine

Aber Aufgepasst: nicht jede Projektmanagement-Software eignet sich als Ergänzung zu PIM

• Architektur: Objekt-Hierarchie muss passen
• Schnittstellen: REST-API oder GRAPH-QL
• Besser “klassisches PM” als Scrum / Agile
• Aufgaben/Tasks auch als Tickets nutzbar
• Email-Integration und Chat-Funktionen sind wichtig
• Erinnerungsfunktionen
• Kanban-Boards
• Gantt-Diagramme

PM-Systeme, die stark auf Scrum und Agilität ausgerichtet sind, eigenen sich naturgemäß weniger für kleinteilige Arbeitspakete und klare Zuweisungen, wie sie bei der Produktdatenerfassung wichtig sind. Hier sind Systeme gut geeignet, die Ihren Fokus auch auf Projekte mit Einzelaufgaben und deren Monitoring legen. Aus diesem Grund wird die Rangliste der mit PIM sehr gut nutzbaren Systeme ganz klar von Redmine angeführt. Dieses System kann das eine - nämlich klassisches Projektmanagement - ohne das andere zu lassen: also Agile Projekte und Scrum. Besonders gut verträgt sich die Kombination aus klassischer aufgabenorientierter Bearbeitung und der Darstellung und Statuspflege per Kanban. Unsere klare Nr. 1 der Projektmanagement-Lösungen in Kombination mit PIM ist daher Redmine.

Vergleich Redmine Agiles Plugin vs. Trello

Wegen seiner großen Popularität sei an dieser Stelle das Projektmanagement-Tool Trello erwähnt. Diese Software ist besonders bei Agenturen sehr beliebt. Trello gehört mittlerweile zum Atlassian-Konzern, der die Anzahl der Benutzer mit 40 Mio. angibt. Die Entwicklung orientierte sich an der Produktionsplanungsmethode Kanban. Trello verfügt über eine API, über die Aufgaben aus PIM heraus erzeugt werden können. Alternativ zu Trello kann unter Redmine das “Agile Plugin” verwendet werden, dass eine ähnliche wenn nicht sogar überlegene Funktionaliät aufweist.

Kanban-Board in Trello

Vergleich Trello und Redmine mit Kanban-Plugin

• “Board” anlegen <=> “Projekt” anlegen
• Spalten anlegen <=> “Status” anlegen / für Board selektieren (siehe Screenshot unten)
• Aufgabe anlegen <=> “Ticket” anlegen
• Checkliste anlegen <=> Checkliste anlegen
• Benutzer zuweisen <=> Benutzer zuweisen / wechseln
• Aufgabe verschieben <=> Aufgabe in Status-Spalte verschieben
• Filtern nach Benutzer <=> Filtern nach Benutzer
• Progressbar auf der Karte <=> Progressbar auf der Karte
• Reminder Emails versenden <=> Reminder Emails versenden
• Bunte Kanbankarten <=> 4-Farbige Kanbankarten

Kanban-Board mit Aufgaben aus PIM im Projektmanagementsystem

Aus unserer Sicht bietet Trello keine besonderen Vorteile gegenüber der entsprechenden Kanban-Board-Erweiterung für Redmine. In Anbetracht des übrigen sehr mächtigen Funktionsumfangs des Redmine-Basissystems geht die Präferenz daher ganz deutlich in Richtung des OpenSource-Systems.

Zuweisen von Aufgaben an Benutzergruppen

Bei der Arbeit mit Produktdaten kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass die Zuständigkeit für einzelne Datenfelder nicht 1:1 vorgegeben wird, sondern man eine Aufgabe an einer Gruppe von Personen delegiert. Jedes einzelne Gruppenmitglied “pickt” dann eine der der Gruppe zugewiesenen offenen Aufaben und erledigt diese bis alle Aufgaben erledigt sind.

Das PM-Tool sollte also in der Lage sein, Aufgaben an Bearbeiter-Gruppen zu verteilen und per Email mit allen entsprechenden Adressaten zu interagieren. Ideal ist hier, ein Ticket einer Aufgaben-Kategorie zuzuweisen, wobei an diese Kategorie wiederum automatisch eine Bearbeitergruppe angehängt ist. Wird dann ein Ticket mit eine Kategorie erzeugt, steht dadurch fest, welche Personen über den Fall benachrichtigt werden.

Eine Spielart dieses Falls ist, dass ein Paket von Aufgaben über ein Ticket und über eine Gruppe von Mitarbeitern oder Auftragnehmern abgewickelt wird. Auch dies kann z.B. über das Projektmanagementsystem realisiert werden, indem ein Ticket mit mehreren Unteraufgaben definiert wird, die dann wiederum einzeln von den Mitgliedern einer Gruppe gepickt, bearbeitet und zurückgegeben werden. Bereits gezogene Tickets sind während der Bearbeitung für die anderen Mitglieder der Gruppe gesperrt.

Fazit: PIM und PM können erhebliche Synergieen erzeugen

PIM-Systeme haben viele interne Funktionen, die die Arbeit mit Produktdaten rationalisieren und die Arbeitsteilung erleichtern. Viele Abläufe in Unternehmen, die nicht direkt mit Produktdaten zusammenhängen, werden über Projektmanagement-Tools abgewickelt. Wenn man beide Systeme zusammenschaltet und man PIM-Prozesse in Projektmanagement-Tools abbildet, lassen sich hervorragend Synergien für den erfolgreichen Digitalisierungsprozess in modernen Unternehmen nutzen.

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