Product Information Management und SharePoint

Für viele Unternehmen wird die steigenden Menge unstrukturierter Daten innerhalb der Organisation zu einer Bedrohung ihrer Handlungsfähigkeit. In erster Linie gilt dies für die chaotischen Verhältnisse auf manch einer lokale Festplatte, aber auch auf zentralen Dateiservern. Das Datei basierte Speichern von Informationen führt in viele Fällen dazu, dass Information für die gemeinsame Nutzung von Wissen und eine funktionierende Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden nur unter  höchsten Reibungsverlusten möglich sind.

Zudem sind oftmals innerhalb von Dateien gespeicherte Informationen nicht redundanzfrei abgelegt. So findet sich beispielsweise ein beschreibender Satz zu einem Produkt mehrfach in abgewandelter Form in unterschiedlichen Dokumenten. Für beide hier beschriebenen Probleme gibt es jeweils einen bestmöglichen Software gestützten Lösungsansatz.

Product Information Lifecyle - Alterra - MS SharePoint

Gegen das „Dateichaos“ liefert Microsoft den SharePoint Server - für das Strukturieren und Klassifizieren von Informationsbausteinen liefert Sepia das Alterra Product Information Management System. Durch die Kombination beider Systeme kann der Informationslebenszyklus innerhalb eines Unternehmens vollständig, redundanzfrei und revisionssicher abgebildet werden.

Arbeitsteilung zweier Spezialsysteme

Dabei werden die Aktionen „Erfassen und Erstellen“ sowie das „Verwalten“ von möglichst granular vorzuhaltenden Informationen im Product Information Management System Alterra ausgeführt, MS SharePoint übernimmt die Aufgaben „Publizieren“, „Archivieren“ und „Indizieren“ bzw. „Finden“. Die Übergabe der Informationen läuft dabei über einen speziell für SharePoint  konstruierten Connector. Sepia Alterra rendert dabei aus den vorliegenden Informationsbausteinen die dann in der SharePoint Dokumenten-Datenbank abgelegten Dokumenten. Alterra läuft als Anwendung integriert in einer SharePoint Webseite.

 

Dabei übergibt Alterra auch direkt die für das Auffinden der Dokumente wichtigen Metainformationen. SharePoint indiziert und archiviert selbständig die Dateien. Benutzer können diese Daten dann z.B. über SharePoint Webseiten anderen Benutzern zur Verfügung stellen.

Dokumenten- und Media Asset Management mit Alterra und MS SharePoint

Zugriff auf Multimedia Daten aus SharePoint

Zudem kann Alterra auf aus anderen Anwendungen stammdenden Multimedia Dateien, die ebenfalls in MS SharePoint gespeichert werden, zugreifen.

So kann zum Beispiel eine Bilddatei direkt einem in Alterra verwalteten Produkt zugewiesen werden. Die Bilddatei verbleibt in SharePoint - Alterra verweist lediglich auf diese Datei. SharePoint arbeitet in diesem Fall als die Systemkomponente „Media Asset Management“ für Alterra.

Für den Systemadministrator birgt dieser Umgang mit Dateien diverse Vorteile. Er kann unternehmensweit die von SharePoint unterstützen Mechanismen nutzen. Dies sind unter anderem:

* Verwalten von Enterprise Content Types
* Check in, Check out von Dateien
* Versionierung
* Workflows
* Nutzung von unternehmensweiten Document IDs
* Sicherheit durch Benutzer und Rollenkonzepte
* Zertifizierte Archivierung von Dokumenten

Publikation und Archivierung

Zur Publikation können die in SharePoint integrierten Webausgabefunktionen wie persönliche Seiten oder Wikis zurückgegriffen werden.  Für Unternehmen besonders interessant sollte die Archivierungsfunktion von SharePoint sein. Unternehmen, denen eine zertifizierten Dokumentenarchivierung vorgeschrieben ist, können die in SharePoint vorhandenen Funktionen zum revisionssicheren finalen Ablegen von Dokumenten nutzen.

Archivierung von Dokumenten innerhalb von MS Sharepoint

Diese Features eigenen sich besonders für Unternehmen aus dem medizinischen Bereich (Beipackzettel) oder der chemischen Industrie (Sicherheitssätze). Aber auch Unterhemen, die Produkte mit umfangreiche Sicherheitshinweisen in Handbüchern veröffentlichen, werden die ausgefeilten Archivierungsfunktionen von MS SharePoint zu schätzen wissen.

Fazit

Mit dem kombinierten Einsatz von Sepia Alterra und MS SharePoint verbinden Unternehmen die Vorteile eines Enterprise Product Information Management Systems mit den Stärken eines professionellen webbasierten Dokumentenverwaltungs- und Publikationsservers.

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