Was ist CPQ-Software?

Grundsätzlich ist das Thema “configure, price, quote (CPQ)” nicht neu. Jedoch hat sich in Aufbau und Benutzung von CPQ Software in letzter Zeit viel getan, und der Trend hin zu immer individuelleren Produkten hat das Thema auf die Agenda vieler Digitalisierungsprojekte gebracht.

Aber was ist CPQ Software genau? Herkömmliches CPQ ist ein Vertriebstool für Unternehmen, über das schnell und fehlerfrei Bestellungen generiert werden sollten. Ein solches Tool arbeitet in der Regel zusammen mit CRM-Plattformen, ERP-Systemen oder auch PIM-Software, um daraus die optimalen Stammdaten für die Auftragserstellung zu beziehen. Die über CPQ Software erzeugten Aufträge basieren meist auf dort hinterlegten Regelwerken, die Faktoren wie Kundengruppen, Auftragsvolumen, Rabatte, kundenspezifische Anpassungen, optionale Features und Kompatibilitäten berücksichtigen.

Was ist Headless CPQ im Gegensatz zu Standard CPQ?

Eine headless CPQ Software wie das neue Alterra CPQ von Sepia arbeitet getrennt von einer grafischen Benutzeroberfläche. Es stellt einfache Mechanismen zur Verfügung, um CPQ-Funktionen in andere Systeme wie Webseiten, Webshops, Vertriebssoftware oder Kundenportale einzubauen. Der Vorteil von headless Systemen besteht darin, dass Unternehmen sehr einfach bestehende Umgebungen um neue CPQ-Funktionen erweitern können. Software verschiedener Hersteller kann so zusammengeschaltet werden.

Welchen Nutzen versprechen wir uns von CPQ Systemen?

Viele gute Gründe für den Einsatz von CPQ Systemen liegen auf der Hand. So geht durch den Abgang kompetenter Mitarbeiter in den Ruhestand immenses Produktwissen verloren. Durch CPQ und darin enthaltene Regeln lässt sich dieses Produktwissen rechtzeitig konservieren und sogar multiplizieren. Daneben hat CPQ Software ein erhebliches Rationalisierungspotenzial für den Vertrieb. Mitarbeiter können hier bis zu 50% Arbeitszeit einsparen - und das bei gleichzeitiger Vergrößerung des angebotenen Produktportfolios und der Berücksichtigung immer differenzierterer Kundenwüsche.

Video: Alterra::CPQ - Produktkonfigurator für Werkbänke mit Schubladenbestückung

Mit CPQ ist der Vertrieb deutlich schneller als ohne

Vertriebsmitarbeiter verwenden nur 40% ihrer Zeit mit dem reinen Verkaufen. Die verbleibende Zeit - also zirka 50% wird hingegen größtenteils auf Recherche, Angebotserstellung, Auftragsgenerierung und dem Einholen von Freigaben verwendet. Das Rationalisierungspotenzial genau in diesem Bereich hebt CPQ Software: Vertriebler generieren Aufträge zehnmal schneller bei deutlich geringerer Fehlerquote, das Einholen von Freigaben fällt entweder weg oder erfolgt extrem schnell. Die Einarbeitung von neuen Vertriebsmittarbeitern geht deutlich einfacher vonstatten, weil viel weniger Produktwissen geschult werden muss - das Produktwissen ist gleichermaßen im Produktkonfigurator “gespeichert”.

Wie müssen Produkte und Vertrieb aufgebaut sein, damit CPQ sinnvoll möglich ist?

Für den Aufbau von CQP ist es dringend geboten, dass Produktion, Logistik und Vertrieb durchgängig zusammenarbeiten und die dahinterstehenden Prozesse koordiniert sind. In einer Standardumgebung ohne CPQ sind im schlechtesten Fall auch die Produkte nicht oder kaum modular- beziehungsweise als Varianten aufgebaut. Die nach außen zum Kunden hin präsentierte Produktvielfalt spiegelt sich so 1:1 in maximaler Komplexität bei den internen Prozessen wider.

In diesem Fall kann man von größtmöglichen Reibungsverlusten an allen Stellen ausgehen - von der Produktion über die Logistik bis hin zum Vertrieb. In diesem Fall gibt es ein maximales Optimierungs-Potenzial sowohl in Produktion als auch in Vertrieb und meist auch in der Logistik.

Das zweite Szenario ist eine rationell aufgebaute Produktion mit modularen, baukastenartig bzw. als Varianten geplanten Produkten. Aufbauend auf dieser Grundlage gibt es gute Chancen CPQ im Vertrieb erfolgreich zu etablieren und so einen CPQ-Trichtereffekt herbeizuführen.

Mit “Configure Price Quote” UND modularen Strukturen in Lager, Produktion und Logistik kann die nach außen zum Kunden hin präsentierte Produktvielfalt intern einfacher bewältigt werden. Das CQP nutzt den modularen Aufbau der Produkte, um dem Kunden viele Konfigurationsmöglichkeiten anzubieten, wobei intern durch den Baukasten schnell auf diese Anforderung reagiert werden kann. So stellt sich in diesem Fall der CPQ-Trichtereffekt ein. Das Unternehmen arbeiten mit minimalen Reibungsverlusten, der Kunde kann die größtmögliche Variation der Produkte bestellen - und Produktion und Lieferung kann mit viel weniger Verzögerungen ablaufen als im Fall ohne modulare Produktion und CPQ.

Welche Potenziale hat CPQ durch die Integration mit anderen Systemen?

Nachdem wir nun festgestellt haben, dass Unternehmen in Zukunft wohl nicht daran vorbeikommen, sich dem Thema CPQ zu widmen, stellt sich noch die Frage, wie und wo eine solche Funktionalität jenseits eines Standard-Produktkonfigurators oder einer ERP-Eingabemaske sinnvoll zu platzieren wäre?

Sollte ein Produkt an jeder Stelle, an der es digital abgerufen wird, nicht auch in seiner kompletten Vielfalt darstellbar und konfigurierbar sein? Von dieser Multi-Channel-Seite her gedacht ist es klar, dass natürlich an allen Customer-Touch-Points auch alle Konfigurationsmöglichkeiten eines Produkts einfach nutzbar sein sollten.

Technisch lässt sich dies mit Alterra sehr sauber darüber lösen: Alterra Headless-CPQ publiziert seine Funktionalität neutral über sogenannte Services(REST-API). So kann es sich leicht in jede schon vorhandene Webanwendung bzw. Webseite integrieren. Jede Funktion kann dabei als Webservice beziehungsweise per GraphQL aufgerufen werden. In Frage kommen hier zuerst einmal Dinge wie die unternehmenseigene Vertriebsplattform, der Produktbereich der Webseite, der WebShop, Partner-Webseiten und -Shops und natürlich der Point of Sale. In jedem Zielkanal kann so ohne Medienbruch mit denselben Konfigurationsdaten und natürlich auch denselben Konditionen gearbeitet werden. Über Datamatrix-Codes kann Konfigurationsinformation sogar in Papierform weitergegeben und später an anderer Stelle wieder aufgerufen und abgeändert werden.

Headless CPQ: einfach einbinden in vorhandene Vertriebstools und WebSites

Wird diese Headless-Philosophie konsequent umgesetzt, so ist das Ergebnis, dass ein Interessent auf allen Webseiten, die diesen Service nutzen, an den Stellen, wo ein Produkt angezeigt und beworben wird, auch dessen Konfigurationsmöglichkeiten in allen Facetten zu bestaunen sind - und dies jeweils genau eingepasst in den aktuellen Kontext.

Im Vergleich dazu hätte man bei althergebrachten Methoden mit klassischen Verlinkungen auf einen externen Konfigurator gearbeitet. Dabei wären im schlechtesten Fall die bisherigen Daten des Kunden verlorengegangen und der Kunde wäre von der eigentlichen Seite, auf der er sich befunden hatte, abgesprungen - ebenfalls ein sehr unerwünschter Effekt. Heute geht der Trend bei der Online-Produktvermarktung speziell im Consumer-Bereich dahin, um Produkte herum eine Story zu schreiben. Innerhalb eines solchen Blogs kann dann nahtlos eingearbeitet, das Produkt mit Konfiguration z.B. auch mitten in der Story konfiguriert werden.

Im Internet gibt es ganz neue Anforderungen und Trends im Bereich CPQ

Oder anderer Fall: ein Produkt soll über den Webshop eines Partners vertrieben werden. Mit der neuen Technik kann der Partner direkt nicht nur eine Produktliste importieren, bewerben und verkaufen, sondern auch zu jedem Produkt die Live-Konfiguration anbieten, und dies ohne optische und logische Brüche eingebettet in seine Verkaufsplattform. Wobei hier dann auch z.B. das sehr ausgeklügelte Preis- und Rabattsystem von Alterra::PCM nutzbar ist. Oder: der interne Vertrieb nutzt seit langem erfolgreich sein eigenes CRM-System - in dem es noch keine Produktkonfiguration gibt. Auch hier kann der neue Dienst sofort als Erweiterung eingesetzt werden. Die Liste der möglichen Einsatzgebiete ließe sich endlos fortsetzen.

Die Technik dahinter: MACH = Microservices, API-first, Cloud-native und Headless

Die Technik, die dies möglich macht, wird im Fachjargon mit MACH = Microservices, API-first, Cloud-native und Headless bezeichnet.

Die Headless-Funktionen werden also meist über sogenannte “Microservices” realisiert. Diese Art der Software wird überall dort eingesetzt, wo man Funktionen aus verschiedenen Kernbereichen nebeneinander oder auch zusammenarbeitend benötigt. So kann zum Beispiel auf einer Vertriebsplattform ein Microservice des ERPs den Lagerbestand eines Bauteils angeben, das Bestandteil eines Kundenauftrags aus Alterra Headless CPQ ist.

Moderne Anwendungen trennen ganz bewusst Form, Funktion und Daten und bieten Ihre Funktionen und Daten abstrakt in Form von über das Web aufrufbaren Services an. Ist die Form von Funktion und Daten getrennt, kann auch viel besser arbeitsteilig gearbeitet werden beim Einrichten der Customer-Touch-Points. Grafik und Webentwicklung können völlig autark und getrennt vom Konfigurator-Projekt arbeiten. Das Layout ist komplett frei wählbar, sowie auch die Funktionalität der Seite jenseits der Konfigurator-Kernfunktionen eigens erweitert werden kann. Es liegt auf der Hand, dass sich jeder kluge IT-Verantwortliche eher für eine solche headless-Lösung entscheiden wird als für einen Software-Monolithen althergebrachter Bauart.

Was erwartet der Kunde von CPQ Software?

Heute hat der Kunde, egal ob B2B oder B2C ganz andere Anforderungen und Ansprüche an die Produktpräsentation und das Informationsspektrum, das zu einem Produkt vorliegen sollte. Kontaktierte eine Interessent in B2B bis vor nicht allzu langer Zeit “den Vertriebsmitarbeiter seines Vertrauens”, um sich von diesem über die Konfigurationsmöglichkeiten eines Produkts beraten zu lassen, so wird heute erwartet, dass man selbst die wesentlichen Parameter testweise auswählen kann, bis hin zum vollständigen Selbstkonfigurieren und Online-Bestellen selbst von Investitionsgütern. Anbieter, die hier keine technischen Lösungen anbieten können, geraten gegenüber der Konkurrenz ganz schnell ins Hintertreffen.

Was erwartet der Vertrieb von CPQ Software?

Dies weiß auch der Vertrieb und verlagert sine Aktivitäten von der reinen Beratung hin zur Planung von neuen Akquise-Maßnahmen und anderen Tätigkeiten, für die in der Vergangenheit durch die Beschäftigung mit der Beantwortung von Kundenfragen einfach keine Zeit war. Zudem gibt es im Vertrieb speziell in den gewachsenen Industrienationen heute ein Problem beim Überang von der Baby-Boomer Generation mit einer Vielzahl optimal auf die Produkte geschulten Mitarbeitern hin zu neuen Mitarbeitern, die erst aufwändig eingewiesen werden müssten. Hier kann CPQ Software und Produktkonfiguration im Allgemeinen eine deutlichen Erleichterung bringen. Produktwissen muss nicht mehr fast ausschließlich “im Mitarbeiter” gespeichert werden, sondern man kann es auch ganz einfach per Klick im Konfigurator abrufen.

Was sind die Vorteile von Alterra::CPQ gegenüber anderen Systemen?

Die Alterra Software-Plattform hat gegenüber anderen Systemen den großen Vorteil, dass dort für alle Anforderungen rund um das Produktmanagement alle möglichen Module und Funktionen existieren, die durch das Alterra Headless CPQ positiv ergänzt werden. Das Headless CPQ ist gleichsam der bisher noch fehlende Baustein zum Abrunden des Sepia Produktportfolios für Product Information Management. Ein Anwender hat dadurch den Vorteil, dass er direkt PIM-, DAM und eCommerce-Funktionen zusammen mit dem Konfigurator benutzt. So werden die von Konfigurator verwendeten Stammdaten vollständig in Alterra::PIM eingepflegt. Auch die für den Konfigurator per PCRE (Product Configuration Rule Editor) gesetzten Regeln finden sich als Stammdaten gespeichert in der PIM-Datenbank. Genauso kann der Konfigurator die Möglichkeiten von Alterra::DAM nutzen, indem er seine Bilder von hier bezieht. Dabei ist das Unterne hmen aber auch völlig frei, andere PIM, DAM und eCommerce-Systeme einzusetzen - und dies ganz einfach wegen der MACH-Architektur von Alterra:CPQ.

Alterra Headless CPQ arbeitet auch nahtlos mit SAP VC zusammen (Kompatiblität der Rule-Engine).

Fazit und Ausblick

Alterra CPQ ist weltweit das erste wirkliche Standard CPQ System, das vollständig im Headless-Modus laufen kann. Unternehmen, die heute über neue Produktkonfiguratoren nachdenken, kommen nicht daran vorbei sich mit diesem neuen System auseinanderzusetzen. Galt vor einigen Jahren der Begriff “Omnichannel-PIM” als das Thema, an dem man nicht vorbeikam, so ist es für viele Unternehmen heute das “Headless CPQ” Es spricht also vieles, wenn nicht gar alles für das neue Alterra::Headless CPQ von Sepia.

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